Welche Zustände kann ein Beleg haben?
Jedes Dokument bzw. jeder Beleg im System hat genau einen Zustand. Dieser spiegelt den aktuellen Verarbeitungsstand innerhalb des Systems wider:
Ungestartet (Draft)
Die Freigabe des Dokuments wurde noch nicht gestartet. Diese Belege sind in der Liste 'Eingang / ungestartet' zu finden.
Unzugewiesene Dokumente können von Benutzern mit Recht für 'Dokumente zuweisen + Freigabe starten' mit einem Floww verknüpft (d.h. einem Floww zugewiesen) werden.
Stufe 1…5 (Stage 1-5)
Das Dokument ist einem Floww zugewiesen und die Freigabe ist gestartet, d.h. der Status des Dokuments entspricht einer der fünf möglichen Freigabestufen. Damit FLOWWER den Übergang in eine weitere Freigabestufe auslöst, müssen die Bedingungen der zu erreichenden Floww-Stufe erfüllt sein. Ist diese Stufe leer, d.h. es sind keine Benutzer zur Freigabe hinterlegt, so wird der Status des Dokuments auf ‚Freigegeben‘ gesetzt.
Abgelehnt (Rejected)
Ein zuvor einem Floww zugewiesener Beleg wurEin sich zuvor in Freigabe befindliches Dokument wurde abgelehnt und ist somit in der Dokumentliste 'Abgelehnte Dokumente' zu finden.
Abgelehnte Dokumente können reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung 'Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen' ist Voraussetzung)
Hinweis: Benutzer benötigen die Berechtigung 'Dokumente ablehnen' um den Status "Abgelehnt" setzen zu dürfen.
Freigegeben (Approved)
Dokumente mit diesem Status sind vollständig freigegeben und stehen zur Übertragung an weitere Systeme über eine Partnerschnittstelle zur Verfügung. Freigegebene Dokumente sind in der Ansicht 'Freigegebene Dokumente' zu finden. FLOWWER berücksichtigt hierbei die Unternehmenszugehörigkeit des jeweiligen Benutzers und zeigt nur Dokumente aus den entsprechenden Unternehmen.
Für den Download ohne Partnerschnittstelle wird aus Gründen der Nachvollziehbarkeit das Benutzerrecht "Alternativen Download verwenden" vorausgesetzt. Gegebenenfalls ist die Aktivierung des FLOWWER-Feature "Alternativer Download" notwendig.
Verarbeitet (Processed)
Den Status „Verarbeitet“ erhalten Dokumente nach deren erfolgreicher Verarbeitung über eine Partnerschnittstelle (bzw. Nutzung des alternativen Downloads).
Die verarbeiteten Dokumente bleiben für der Dauer der gewählten Vorhaltezeit über den FLOWWER-Explorer weiterhin verfügbar bzw. über die Suchfunktion auffindbar.
Gelöscht (Deleted)
Das Dokument wurde entweder noch im ungestarteten Zustand (Draft) direkt oder nach vorheriger Ablehnung gelöscht. Diese Dokumente sind über den FLOWWER-Explorer unter Verwendung des entsprechenden Suchfilters für die Dauer der Vorhaltezeit noch aufrufbar. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten durch das FLOWWER-System endgültig aus der Datenbank entfernt.
Vorhaltezeit
Wurde ein Dokument verarbeitet oder gelöscht, bleibt er für weitere drei Tage zugreifbar.
Dieser Zeitraum kann über das Feature „Beleg-Archivierung“ auf 180 Tage erhöht werden.
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