Mögliche Zustände eines Dokuments

Welche Zustände kann ein Beleg haben?

Jedes Dokument bzw. jeder Beleg im System hat genau einen Zustand. Dieser spiegelt den aktuellen Verarbeitungsstand innerhalb des Systems wider:

Ungestartet (Draft)

Die Freigabe des Dokuments wurde noch nicht gestartet. Diese Belege sind im Bereich ‚Eingang / ungestartet‘ zu finden.
Unzugewiesene Belege können von Benutzern mit Recht für ‚Belege zuweisen + Freigabe starten‘ einem Floww zugewiesen werden.

Stufe 1…5 (Stage 1-5)

Beleg ist einem Floww zugewiesen und befindet sich in einer der fünf möglichen Freigabestufen.

Abgelehnt (Rejected)

Ein zuvor einem Floww zugewiesener Beleg wurde abgelehnt und ist im Bereich ‚Abgelehnte Belege‘ zu finden.
Abgelehnte Belege können reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung ‚Abgelehnte Belege verwalten und unzugewiesene löschen‘ ist Voraussetzung)

Hinweis: Benutzer benötigen die Berechtigung ‚Belege ablehnen‘ um den Status „Abgelehnt“ setzen zu dürfen.

Freigegeben (Approved)

Beleg wurde freigegeben und steht zur Verarbeitung zur Verfügung:

  • Übertragung zu DATEV: Zugang und Benutzerrecht „Freigegebene Belege an DATEV übermitteln“ notwendig
  • Manueller Download: Benutzerrecht „Freigegebene Belege herunterladen (und als verarbeitet kennzeichnen)“ notwendig
  • Eigenes DMS: Zusatzfeature „Alternativer Download“ wird benötigt

Die freigegebenen Belege sind im Bereich ‚Freigegebene Belege‘ zu sehen.

Verarbeitet (Processed)

Nachdem ein freigegebener Beleg verarbeitet wurde, bleibt er für Belegadministratoren (Benutzer mit Berechtigung „Alle Belege administrieren“) für die Dauer der Vorhaltezeit im Flowwer-System zugreifbar.
Die verarbeiteten Belege sind in der „Aktive Belege“-Liste mit aktivierter „verarbeitet“-Option sichtbar.
Hinweis: im Bereich ‚Meine Belege‘ sind Belege, an welchen der Benutzer beteiligt ist/war, nach Freigabe weiterhin sichtbar.

Gelöscht (Deleted)

Das Dokument wurde direkt oder nach Ablehnung gelöscht.
Diese Belege sind für Belegadministratoren innerhalb der Vorhaltezeit über den Bereich ‚Admin‘ zugreifbar.


Vorhaltezeit

Wurde ein Dokument verarbeitet oder gelöscht, bleibt er für weitere drei Tage zugreifbar.
Dieser Zeitraum kann über das Feature „Beleg-Archivierung“ auf 180 Tage erhöht werden.