Aufbewahrungszeit von Dokumenten festlegen

Die neue Funktionalität ermöglicht es, Dokumente für einen pro Unternehmen frei einstellbaren Zeitraum im System zu speichern. Damit wird es möglich, Dokumente – ähnlich einem Archiv – länger als sechs Monate in FLOWWER verfügbar zu halten und per Volltextindex zu durchsuchen. FLOWWER-Kunden können selbst für ihre FLOWWER-Unternehmen festlegen, wie lange abgeschlossene Dokumente im System verfügbar bleiben sollen.

Häufige Fragen zur Umstellung zum Dezember 2021

Muss ich mehr bezahlen?

FLOWWER wird für nahezu alle Kunden nicht mehr kosten als vorher.
Grund ist, dass die ersten 50 Tage Aufbewahrungszeit immer kostenfrei sind. Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Freigabe mit FLOWWER liegt bei ca. fünf Werktagen, damit sind über 99% der Dokumente innerhalb von 30 Tagen verarbeitet und somit kostenneutral.
An der bisherigen Aufbewahrungszeit von drei Tagen (bzw. 180 Tagen für Kunden mit aktiver ‚alter‘ Archivierungsfunktion) nach Verarbeitung ändert sich nichts.
Sie können den Wert jedoch mit dem neuen Konzept flexibel einstellen.

Warum wird das System umgestellt?

Bislang wurde die Aufbewahrung mit einer festen Pauschale abgerechnet. Um Kunden aller Unternehmensgrößen gerecht zu werden, haben wir uns entschlossen den Betrag auf Basis des tatsächlichen Bedarfs zu berechnen.

Kostenberechnung

Das Preismodell der flexiblen Aufbewahrung ist rein verbrauchsorientiert. Die entstehenden Gebühren werden pro Unternehmen monatlich erhoben und berechnen sich komplett nach Bedarf.
FLOWWER berechnet pro angefangene 1.000 Archivdokumente eine Archivierungseinheit zu 2,50 Euro / Monat.

Bedarfsberechnung

Zur Ermittlung der Anzahl von Dokumenten mit längerer Aufbewahrungszeit verwendet FLOWWER eine „High-Watermark“-Funktion. Das bedeutet, dass die höchste Anzahl an Dokumenten pro Tag innerhalb eines Monats maßgeblich ist. Dabei werden die ersten 50 Tage eines Dokuments von der Zählung ausgenommen. Zusätzlich nimmt FLOWWER kulanzhalber immer 50 Dokumente pro Unternehmen von der Berechnung aus. Damit bleiben normale Eingangsrechnungen, die innerhalb der üblichen Durchlaufzeit (mit FLOWWER im Schnitt weniger als fünf Werktage) in Bezug auf die Aufbewahrungszeit kostenfrei.

Beispiel 1

Unternehmen mit 300 aktiven Dokumenten, davon 50 Dok. älter als 50 Tage: keine Berechnung

Beispiel 2

Unternehmen mit 1.250 aktiven Dokumenten, davon 950 Dok. älter als 50 Tage.
Bedarf: 950 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 900 zu archivierende Dokumente = 1 Archiveinheit (= 2,50 Euro)

Beispiel 3

Unternehmen mit 8.000 aktiven Dokumenten, davon 6.000 Dok. älter als 50 Tage
Bedarf: 6.000 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 5.950 zu archivierende Dokumente = 6 Archiveinheiten (= 15 Euro)

Ablaufdatum

Um festzulegen, wie lange aufbewahrt wird, kann jedes FLOWWER-Dokument ein Ablaufdatum besitzen. Ist dieses erreicht, wird das Dokument gelöscht. Neu ins System geladene Dokumente erhalten im ersten Moment noch kein Ablaufdatum – werden damit zunächst dauerhaft aufbewahrt.
Wird ein Dokument durch Abschluss eines Flowws als „Verarbeitet“ gekennzeichnet, so wird das Ablaufdatum wird in diesem Moment errechnet. Hierbei ist der vom Benutzer pro Unternehmen einstellbare Mindest-Aufbewahrungsfrist maßgeblich.

Nachträgliche Änderung

Selbstverständlich kann vom Benutzer das Ablaufdatum von Dokumenten nachträglich geändert werden. Über die Einstellungen des jeweiligen Unternehmens kann eine neue Aufbewahrungsfrist bei Bedarf auf alle Dokumente angewendet werden. Der systeminterne Löschvorgang findet nachts statt, so dass Fehler bei der Einstellung vom Benutzer noch kurzfristig korrigiert werden können.

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