Sehr hilfreich bei der Suche nach Fehlern ist das FLOWWER Mail-in/out Protokoll – bitte unbedingt nutzen!
Das Flowwer-Zusatzfeature „MailToFlowwer“ ermöglicht es, eine zentrale Rechnungsadresse (E-Invoicing-Adresse) für Kreditoren bzw. Kunden bereitzustellen.
Das bedeutet, PDFs aus E-Mails an diese Adresse werden direkt in das FLOWWER-Konto bzw. einen Floww geschickt.
Um unerwünschte Mails (SPAM) in FLOWWER zu vermeiden, lässt MailToFlowwer in der Grundeinstellung nur Mails zu, deren Absenderadresse zu einem bestehenden FLOWWER-Benutzer gehört. Viele Firmen haben bereits eine zentrale Rechnungsadresse wie z.B. „rechnung@musterfirma.de„. Es bietet sich an, einen FLOWWER-Benutzer mit der E-Invoicing-Adresse der Firma anzulegen und dessen Status-E-Mails abzuschalten.
In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Microsoft Exchange Server konfiguriert werden könnte, um möglichst reibungslos mit MailToFlowwer zusammen zu arbeiten.
Wir freuen uns – wie immer – über konstruktives Feedback. 🙂
Benötigt wird
- Microsoft Exchange Server 2010 oder neuer
- Eine Exchange-Freigabe (SharedMailbox) mit der zentralen Rechnungsadresse
- Zugriff auf die Exchange Management Shell
- Microsoft Outlook / Outlook Web Access mit zugriff auf die Exchange-Freigabe
- Ein Benutzer in Flowwer mit der zentralen Rechnungsadresse als E-Mail
Hinweis: Ich erkläre die Schritte anhand der Exchange Management Shell, weil die ‚Exchange Management Console‘ (2010) völlig anders als das ‚Exchange Admin Center‘ (ab 2013) aussieht; die PowerShell-Kommandos sind weitestgehend gleich geblieben.
Die auszuführenden PowerShell-Kommandos sind fett geschrieben.
Anmerkungen sind kursiv geschrieben, beginnen mit Doppelslash (//) und sollen natürlich nicht eingegeben werden.
Um Exchange-Server mitteilen zu können, wie Mails an eine bestimmte Adresse geschickt werden sollen, wird ein MailContact benötigt. In unserem Fall ist das die Zieladresse von MailToFlowwer (hier: 200001@mailto.flowwer2.de).
[PS] C:\>New-MailContact -ExternalEmailAddress 200001@mailto.flowwer2.de -Name Flowwer Name Alias RecipientType ---- ----- ------------- Flowwer Flowwer MailContact
Selbstverständlich kann auch direkt in einen Floww geschickt werden; dafür die ID des Flowws (hier die ID 4711 des Flowws „Rechnungseingang“) einfach mit einem Pluszeichen getrennt hinter die FLOWWER-Konto-ID setzen.
Beispiel:
200001+4711@mailto.flowwer2.de -Name "FLOWWER Rechnungseingang"
Um sicherzustellen, dass MailToFlowwer möglichst nur eine einfache E-Mail mit Anhängen erhält, kann Exchange angewiesen werden, die an den Kontakt gesendeten Nachrichten als TEXT zu senden.
Es kann durchaus vorkommen, dass ein Attribut schon den richtigen Wert hatte – es wird dann eine entsprechende Warnung ausgegeben – das ist in Ordnung.
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -MessageBodyFormat:Text [PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -MessageFormat:Text [PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -UseMapiRichTextFormat:Never WARNUNG: Der Befehl wurde erfolgreich abgeschlossen, es wurden jedoch keine Einstellungen von 'Domainname.ext/Users/Flowwer' geändert.
Abschließend stellen wir sicher, dass die für den MailContact konfigurierten Einstellungen auch tatsächlich verwendet werden.
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -UsePreferMessageFormat:$true
Die E-Mail-Adresse der Exchange-Freigabe (SharedMailbox) wird an die Kreditoren weitergegeben und empfängt Rechnungen:
[PS] C:\>New-Mailbox -Shared -Name "Rechnungseingang Beispielfirma GmbH" -Alias rechnung-gmbh
[PS] C:\>Set-Mailbox "rechnung-gmbh" -EmailAddresses @{add="rechnung-gmbh@beispielfirma.eu"}
Die Übermittlung an MailToFlowwer kann entweder als Weiterleitung oder als Umleitung erfolgen.
Eine „Weiterleitung“ bewirkt, dass der ursprüngliche Absender durch die E-Mail-Adresse der Freigabe ersetzt wird.
Die Einrichtung erfolgt über Outlook oder Outlook Web Access (OWA) für die Exchange-Freigabe. Hierfür eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten und „Nachricht weiterleiten an…“ mit Ziel „Flowwer“ anlegen.
Hinweis: falls die Weiterleitung nicht ausgeführt wird, bitte prüfen ob „AutoForwardEnabled“ der Default-Remotedomain auf „True“ gesetzt ist.
[PS] C:\>Get-RemoteDomain Default | fl AllowedOOFType, AutoForwardEnabled AllowedOOFType : External AutoForwardEnabled : True
Falls das nicht der Fall sein sollte, bitte automatische Weiterleitungen mit „Set-RemoteDomain Default -AutoForwardEnabled $true“ erlauben.
Eine Umleitung bewirkt, dass der ursprüngliche Absender beibehalten wird. Das ist im Hinblick der Mail-Zuordnung der Weiterleitung überlegen, kann jedoch an Einschränkungen beim Transportanbieter scheitern.
Die Adresse des Umleitenden wird von Exchange als „Resent-From„-Kopfzeile in die Mail eingefügt und von MailToFlowwer berücksichtigt.
Die Umleitung kann auf mehrere Arten eingerichtet werden.
- Als Nachrichtenfluss-Regel auf dem Exchange-Server
- Als Postfachfunktion im Postfach
- Als Posteingangsregel „Nachricht umleiten an…“ (ähnlich der Weiterleitungsregel)
[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "rechnung-gmbh" -ForwardingAddress "200001+4711@mailto.flowwer2.de" // Optional: die Mail bleibt trotz Umleitung auch noch in der lokalen Mailbox [PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "rechnung-gmbh" -DeliverToMailboxAndForward $true
Schlagworte: Automatisierung, Für Admins, MailToFlowwer