Wie funktioniert der Zeitplan für Status E-Mails?

Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status E-Mails versenden. Diese Statusmails enthalten eine pro Benutzer individuelle Übersicht der notwendigen Aktionen.
Der Versand fndet nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan statt.

Die Einstellungen können global für das gesamte Konto (Globale Konto-Einstellungen verwalten) und zusätzlich pro Benutzer angepasst werden.
Achtung: ist keine Uhrzeit definiert, werden keine Status-Mails verschickt!

Der Zeitpunkt des Mailversands wird über drei Komponenten bestimmt:

1. ToDo-Check
ob für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vorliegt

2. Auslöser-Check
ob der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser für das ToDo aktiviert hat.
Mögliche Auslöser sind:

  • bei für den Benutzer vorliegenden Freigaben (freizugebende Dokumente)
  • bei zu prüfenden, abgelehnten Dokumenten (wenn der Benutzer die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt, siehe Benutzerrechte)
  • bei Dokumenten ohne Floww-Zuweisung
  • bei freigegebenen Dokumenten, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
  • bei zu bezahlenden Dokumenten, d.h. der Bezahl-Status des Dokuments ist ‚zu Bezahlen‘ (für ‚Zahlungsexport vorbereitet‘ wird keine Mail ausgelöst!)
  • bei bald fälligen Zahlungen

3. E-Mail Intervall
Hiermit wird festgelegt, an welchen Tagen überhaupt Mails verschickt werden.
Mögliche Werte sind:

Mögliche Einstellungen für das E-Mail Intervall
Konto-Vorgaben verwendet die zentralen Werte aus den „Globalen Konto-Einstellungen“

4. Zeitplan
legt fest, zu welchen Uhrzeiten an den Tagen aus Punkt 2 eine Mail verschickt wird
Es können beliebig viele Uhrzeiten definiert werden im 15-Minuten Takt definiert werden.

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