Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status E-Mails versenden. Diese Statusmails enthalten eine pro Benutzer individuelle Übersicht der notwendigen Aktionen.
Der Versand fndet nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan statt.
Die Einstellungen können global für das gesamte Konto (Globale Konto-Einstellungen verwalten) und zusätzlich pro Benutzer angepasst werden.
Achtung: ist keine Uhrzeit definiert, werden keine Status-Mails verschickt!
Der Zeitpunkt des Mailversands wird über drei Komponenten bestimmt:
1. ToDo-Check
ob für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vorliegt
2. Auslöser-Check
ob der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser für das ToDo aktiviert hat.
Mögliche Auslöser sind:
- bei für den Benutzer vorliegenden Freigaben (freizugebende Dokumente)
- bei zu prüfenden, abgelehnten Dokumenten (wenn der Benutzer die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt, siehe Benutzerrechte)
- bei Dokumenten ohne Floww-Zuweisung
- bei freigegebenen Dokumenten, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- bei zu bezahlenden Dokumenten, d.h. der Bezahl-Status des Dokuments ist 'zu Bezahlen' (für 'Zahlungsexport vorbereitet' wird keine Mail ausgelöst!)
- bei bald fälligen Zahlungen
3. E-Mail Intervall
Hiermit wird festgelegt, an welchen Tagen überhaupt Mails verschickt werden.
Mögliche Werte sind:
Konto-Vorgaben verwendet die zentralen Werte aus den "Globalen Konto-Einstellungen"
4. Zeitplan
legt fest, zu welchen Uhrzeiten an den Tagen aus Punkt 2 eine Mail verschickt wird
Es können beliebig viele Uhrzeiten definiert werden im 15-Minuten Takt definiert werden.
Schlagworte: Automatisierung, Statusmail, übertragen