Abgelehnte Dokumente und Belege
Wichtig bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Belegen ist die Zuverlässigkeit des Systems.
Der Kunde muss sich darauf verlassen können, dass ein Dokument welches einmal in Freigabe ist, nicht einfach 'verschwinden' kann.
Im Tagesgeschäft, während der Freigabe von Dokumenten und Belegen, kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können. Das kann verschiedene Gründe haben, auf die wollen wir hier nicht weiter eingehen. In FLOWWER lehnt der Freigeber das Dokument dann ab. Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Ein Sonderfall ist, wenn der ablehnende Freigeber gleichzeitig die Berechtigung zum Verwalten abgelehnter Dokumente hat. Damit ist natürlich die Prüfung zur mehrere Personen nicht sichergestellt.
Abgelehnt - was nun?
Abgelehnte Belege werden in einer eigenen Liste (1) in FLOWWER gezeigt. Diese ist nur von Personen mit der Berechtigung zum Verwalten abgelehnter Dokumente zugänglich. Von dort aus haben die Anwender die Möglichkeit, den Beleg entweder tatsächlich zu löschen oder wieder zu reaktivieren (2).
Beim Neustart (Reaktivierung) können Sie dann entscheiden, ob der Beleg vollständig von vorne den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung), sodass bereits erteilte Freigaben nicht erneut angefordert werden müssen.
So kann erreicht werden, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht.
Wenn Sie noch weitere Fragen haben, wenden Sie sich per E-Mail an support@flowwer.de
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