FAQ – Häufig gestellte Fragen & Antworten

Wie sieht eine Rechnung für FLOWWER aus?

Nachfolgend eine Erstrechnung an unsere Testfirma.
Gut zu erkennen ist, dass der Zugang am 17.06.2020 eingerichtet wurde.
Dementsprechend hat unser System die nicht nutzbaren Tage vom Monatsbetrag abgezogen.
Der darauffolgende Monat wurde dann ganz regulär abgerechnet – der USt.-Wechsel wurde ebenfalls berücksichtigt.

Kann ein Beleg um eine Stufe zurückgesetzt werden?

Ja, seit Flowwer 2.9 können abgelehnte Belege beim Reaktivieren um eine (oder mehrere) Stufen zurückgesetzt werden.

Kann ich den Freigabeprozess für niedrige Beträge abkürzen?

Ja, das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert in Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als Freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.

Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf den „Passwort vergessen“-Link.

Über die folgenden Seite (Schritt 1 der Passwort-Wiederherstellung) lassen Sie sich bitte einen Sicherheitscode zum Passwort-Rücksetzen zusenden. Zur Identifikation gegenüber Flowwer verwenden Sie entweder Ihren persönlichen Anmeldename oder Ihre im System hinterlegte E-Mail-Adresse.
Flowwer sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Link, welcher Sie zu Schritt 2 der Passwort-Wiederherstellung führt.
Ihr persönlicher Anmeldename wird aus Sicherheitsgründen (E-Mail-Verkehr kann häufig mitgelesen werden) nochmals abgefragt.
Geben Sie Ihr neues Passwort ein und senden Sie die Eingabe ab.
Das neue Passwort ist sofort aktiv.

Kann MailToFlowwer mit Google Mail (GMail) verwenden werden?

Frage / Problem

Ich wollte mailtoflowwer einrichten und habe hierfür einen Gmail Account invoice@…angelegt. Bei der Einstellung zum weiterleiten an meine mailtoflowwer Adresse, sendet Google allerdings einen Code zur Bestätigung an diese. Ich kann so ja nicht darauf zugreifen. Gibt es eine Möglichkeit, das zu umgehen?

Antwort / Lösung

Mails, die von MailToFlowwer nicht verarbeitet werden können, werden an die „Mailadresse für allgemeine Fehlerinfos“ geschickt:

2. Mailadresse für „allgemeine Fehlerinfos“ hinterlegen

Diese Einstellung finden Sie in den „Globalen Konto-Einstellungen“.

MailToFlowwer hängt Mails an die „Adresse für allgemeine Fehlerinfos“ automatisch die ursprüngliche Nachricht (in diesem Fall die Mail mit dem GMail Bestätigungscode) mit an:

Inhalt des Anhangs – hier ist der gesuchte Bestätigungscode drin

E-Mail mit Bestätigungscode von gmail

Zusatzinfo: Weiterleitung in GMail einrichten

gmail öffnen

1) Einstellungen öffnen

2) Auf Reiter „Weiterleitung & POP/IMAP“ wechseln

3) Weiterleitungsadresse hinzufügen

4) GMail schickt nun eine Mail mit dem Bestätigungscode an die Weiterleitungsadresse

Kann ein Beleg zu DATEV Kassenbuch Online geschickt werden?

Ja, nach unseren derzeitigen Informationen wird das über den Belegtyp „Kasse“ gesteuert.

Das bedeutet: setzen Sie für den Beleg in Flowwer den Belegtyp „Kasse“. Damit ‚wandert‘ der Beleg nach Übertragung zu DATEV Unternehmen Online in das „DATEV Kassenbuch Online“ (vorausgesetzt natürlich, es wird genutzt)
Danach kann Ihre Kasse ganz normal in DATEV Unternehmen Online gebucht werden.

(Stand: 2020-05-18)

Kann eine Urlaubsvertretung eingerichtet werden?

Es gibt einen Beitrag zu diesem Thema: https://www.flowwer.de/2020/05/16/urlaubsvertretung/

Ist die Übergabe von Kostenstellen etc. zu DATEV möglich?

Nein, das ist leider bedingt durch die DATEV-Schnittstelle nicht möglich.
Die verwendete DATEV-Schnittstelle erlaubt die Übertragung des Belegbilds (PDF), dem Belegtyp und der FiBu-Notiz (max. 255 Zeichen). Weitere Daten sind nicht erlaubt. Dieses Problem betrifft auch Programme anderer Hersteller, welche die DATEV-Schnittstelle verwenden.

Flowwer schreibt alle Daten auf die jedem Beleg vor der Übertragung angefügte Audit-Trail / Flowwer-Protokoll.

Ist die Weitergabe zwingend nur an DATEV Unternehmen Online möglich?

In der Standard Version kann nur nach DATEV Unternehmen online übergeben werden. Hier verwenden wir die DATEV Connect online Schnittstelle. Über die Erweiterung „Alternativer Download“ können Sie die freigegebenen Belege auch in ein eigenes System übernehmen. Hierbei gilt zu beachten, dass die revisionssichere Archivierung der Belege im Folgesystem erfolgen muss.

Wie verhält sich das System bei Wartungsarbeiten?

Wartungsarbeiten werden über die Website und im Flowwer-Zugang selbst angekündigt.

Wird das System upgedatet?

Wir entwicklen das Flowwer System ständig weiter. Updates werden erst in unserer Testumgebung bereitgestellt und getestet. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Änderungen in das Echtsystem übernommen.

Erhält ein Freigeber E-Mails über zu leistende Freigaben?

Ja, hierfür verschickt FLOWWER sogenannte „Status E-Mails„.
Der Versand kann je Freigeber individuell eingestellt werden.
Für weitere Information lesen Sie bitte diesen Artikel.

Werden meine Belege nach Übergabe an DATEV Unternehmen online in Flowwer gespeichert?

Der Beleg verbleibt drei Tage nach Übertragung zu DATEV (optional in Ihr eigenes DMS) in Flowwer. Danach wird er entfernt. Sie können die Aufbewahrungszeit über ein Flowwer-Modul auf 180 Tage erweitern. Die Archivierung nach GoBD erfolgt im Programm DATEV Unternehmen online.

Werden meine Belege und Daten im Ausland gespeichert?

Nein,
Das FLOWWER-System befindet sich aktuell in den Rechenzentren des deutschen Unternehmens „gridscale“.

Kann ein Dokument nach Freigabe noch eingesehen werden?

Ja, das ist über die Ansicht „Belege in meinen Flowws“ entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.

Können die Rechnungen aus einer E-Mail direkt an Flowwer weitergeleitet werden?

Ja, das ist über MailToFlowwer möglich.

Welche Dokumententypen kann Flowwer verwalten?

Flowwer kann aktuell PDF verarbeiten.

Ist es möglich, ein Vier-Augen-Prinzip abzubilden?

Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.

Welche Internet Browser werden unterstützt?

Flowwer arbeitet unter allen gängigen aktuellen Browsern, Microsoft Edge, Firefox, Safari oder Google Chrome.
Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Anschaltung an DATEV Unternehmen online (z.B. bei der Einrichtung der Firma oder der Belegübergabe) mit Ihrer DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin nur Google Chrome verwenden können. Wie beschrieben gilt das aber nur für die Anbindung z.B. bei der Belegübergabe. Alle Freigeber und Posteingangstätigkeiten können auch unter anderen Browsern oder auf dem Smartphone ausgeführt werden. Der „alte“ Microsoft Internet Explorer 11 wird nicht unterstützt.

Wo finde ich den AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung)?

FLOWWER-Kunden finden einen vorausgefüllten AV-V im jeweiligen FLOWWER-Konto:
-> „Globale Kontoeinstellungen“ -> „Marktplatz“ bei Konto-Aktivierung: „Datenschutzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO

Sie können diesen direkt und online mit Ihren Daten ergänzen, speichern und drucken.

Kann das Erscheinungbild (CI) individualisiert werden?

Ja, das ist über das Modul „GUI Anpassung“ möglich.

Wie und wird der Freigabeprozess dauerhaft dokumentiert?

Bei der Übergabe an DATEV Unternehmen online wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Flowwer Aktionen dokumentiert.
Weitere Infos finden Sie hier: Audit-Trail

Gibt es eine E-Mail Benachrichtigungsfunktion?

Ja, pro Freigeber kann diese Funktion aktiviert oder deaktiviert werden. Jeder Freigeber erhält bei aktivierter Funktion eine tägliche E-Mails zu fest einstellbaren Zeitpunkten, falls Belege zur Freigabe durch ihn anstehen sollten.

Brauche ich einen eigenen Server?

Nein, Flowwer ist eine moderne „SaaS“-Anwendung. Das bedeutet, dass Ihr FLOWWER-Konto komplett im sicheren Rechenzentrum gespeichert und betrieben wird. Sie brauchen keinen eigenen Server.

Ist eine sichere Archivierung durch die GoBD realisiert?

Die revisionssichere Archivierung Ihrer Belege erfolgt im DATEV Unternehmen online nach Übergabe durch den Flowwer. Flowwer selbst erfüllt keine Archivierungsfunktionalität.

Wo befindet sich der Server, auf dem die Software betrieben wird?

FLOWWER wird in den modernen Rechenzentren des deutschen Unternehmens „gridscale“ betrieben.
Mehr Informationen zur Sicherheit und zum Datenschutz finden Sie auf folgenden Seiten:

https://www.gridscale.io/datenschutz-center

https://www.gridscale.io/sicherheit

Ist das Programm MAC-kompatibel?

Ja, Flowwer funktioniert auf Windows und MAC Betriebssystemen. Außerdem können Sie Flowwer auch auf Ihrem Handy oder Tablett benutzen. Wir haben unter Firefox, Google Chrome (Empfehlung) und Apple Safari getestet.

Können Kostenstellen pro Beleg eingetragen werden?

Ja, Kostenstellen können bei der Belegverschlagwortung eingetragen werden.Diese Information wird auch an DATEV Unternehmen online auf der sog. Flowwer Freigabe Informationsseite angezeigt.

Kann Flowwer auch an andere Programme oder Archive exportieren?

Über den alternativen Download können weitere Systeme angebunden werden.

Kontaktieren SIe uns für eine individuelle Anbindung an Ihr System.

Kann das Programm nach DATEV exportieren/importieren ?

Ja, Flowwer kann mittels der integrierten DATEV Connect online Schnittstelle direkt an DATEV Unternehmen online die Belege weitergeben. Ein Import aus DATEV Software ist nicht vorgesehen.

Ist das Programm mehrsprachig?

Ja, aktuell unterstützen wir Deutsch und Englisch.
Falls Sie eine weiter Sprache benötigen, kommen Sie auf uns zu.

Gibt es eine Obergrenze der Dokumentenanzahl?

Nein, Flowwer kann beliebig viele Dokumente im Freigabeprozess verwalten.

Kann Unterstützung bei der Einrichtung gegeben werden?

Ja, wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung. In der Regel können wir den Aufwand genau abschätzen und erstellen Ihnen hier für ein individuelles Angebot.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.

Kann ich mehrere Unternehmen in einem Konto anlegen?

Ja.

Wie erfolgt die Bestellung und Berechnung?

Als ersten Schritt erstellen Sie sich Ihr eigenes Flowwer v2 über https://login.flowwer2.de/register

Flowwer wird je angelegte Firma abgerechnet. Pro Firma können Sie beliebig viele Freigeber und Benutzer anlegen/verwalten.

Wie kann ich Benutzereinstellungen anpassen?

Um als normaler Benutzer des Systems die Einstellungen Ihres Kontos anzupassen, klicken Sie hier: https://www.flowwer.de/anleitung/persoenliche-einstellungen-des-benutzers-aendern/

Um als Administrator die Einstellungen aller Benutzer im System anzupassen, klicken Sie bitte hier: https://www.flowwer.de/anleitung/einstellungen-anderer-benutzer-bearbeiten/

Floww-Supervisor – was ist das?

Supervisoren können alle Belege, welche einem Floww zugeordnet sind, sehen.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Konto, Features, Unternehmen, Floww – wie hängt das alles zusammen?

Besonders für neue Benutzer ist es manchmal schwierig, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Flowwer v2 – Bausteinen zu sehen.
Deshalb haben wir ein „kleines“ Schaubild erstellt:

Wir freuen uns – wie immer – über konstruktives Feedback!

Wie überträgt man Dokumente zu DATEV Unternehmen Online (DUO)?

JS-PreflightCheck fehlgeschlagen – was nun?

Der JS-PreflightCheck ist ein kleines Programm, welches vor dem Start der eigentlichen Benutzeroberfläche ausgeführt wird.
Es prüft, ob bestimmte Programmteile korrekt geladen wurden.

So sieht’s aus, wenn etwas nicht passt (Beispiel):

Schlägt der JS-PreflightCheck Test fehl, wurde aller Wahrscheinlichkeit nach ein für das System wichtiges Stück JavaScript nicht geladen oder nicht ausgeführt. Das hat zur Folge, dass FLOWWER nicht oder nicht fehlerfrei ausgeführt wird.
Im gelb hinterlegten Teil der Meldung sind die fehlenden Programmteile aufgelistet.

Beispiel aus der Praxis: FLOWWER läuft, nach Neu-Laden des Browsers (Benutzer hat F5 gedrückt) landet man wieder auf der Anmeldeseite. Ursache war ein geblocktes Script, was die Anmeldung in einem Cookie zwischenspeichert.

Und was nun?

Als ersten kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator (Ansprechpartner für Firewall). Normalerweise kann er/sie Ihnen die blockierten Programmteile entsperren.
Falls Ihnen von dieser Seite aus nicht weitergeholfen werden kann, schreiben Sie uns eine Support-Mail: support@flowwer2.de

Braucht jeder Flowwer-Benutzer auch einen DATEV-Zugang?

Nein.
Der DATEV-Zugang wird nur benötigt, wenn Belege zu DATEV übertragen werden sollen.
Flowwer selbst funktioniert komplett ohne DATEV.

Wie lautet meine FLOWWER-Kontokennung?

Ihre FLOWWER-Kontokennung (= FLOWWER-Konto-ID) entspricht dem Wert (ohne https://), der im Browser links von .flowwer.de bzw. .flowwer2.de in der Adressleiste steht, wenn Sie auf Ihr FLOWWER-Konto zugreifen.

Beispiel

Für https://99999.flowwer.de (= https://99999.flowwer2.de) lautet die FLOWWER-Kontokennung: 99999

Ergänzende Info für „MailToFlowwer“ – Nutzer
Die MailToFlowwer-Zieladresse würde im o.g. Beispielfall 99999@mailto.flowwer2.de lauten

Kann ein erstellter (aktiver) Floww umbenannt werden?

Ja, das geht.
Dazu den Floww im Floww-Editor öffnen (Unternehmen -> Flowws -> Floww anklicken) und oben links auf das „Bearbeiten“-Icon klicken:

Nun lässt sich Name und Beschreibung des Flowws ändern.
Zum Abschließen der Bearbeitung auf das Häkchen klicken.

Ganz zum Schluß nochmals auf „Speichern“ klicken um alle Änderungen am Floww in die Datenbank zu schreiben.

Was ist ein Floww und eine Stufe?

Mehr Infos zu dieser Frage finden Sie in diesem Artikel

Warum meldet die DATEV-Übertragung einen ungültigen Belegtyp?

Der DATEV-Belegtyp des zu übertragenden Belegs ist in Ihrem DATEV Unternehmen Online nicht bekannt.
Wie das Problem behoben werden kann, lesen Sie bitte in diesem Artikel.

Wie lassen sich verschiedene Stufen der Rechnungsfreigabe einrichten?

Um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, muss Ihr Floww in mehr als einer Stufe Freigeber enthalten.
Lesen Sie hierzu bitte auch diesen Artikel.


Ihre Anliegen ist weiterhin offen?
Fragen Sie uns, wir finden sicher eine Antwort.