Sehr hilfreich bei der Suche nach Fehlern ist das FLOWWER Mail-in/out Protokoll – bitte unbedingt nutzen!

Das Flowwer-Zusatzfeature „MailToFlowwer“ ermöglicht es, eine zentrale Rechnungsadresse (E-Invoicing-Adresse) für Kreditoren bzw. Kunden bereitzustellen.
Das bedeutet, PDFs aus E-Mails an diese Adresse werden direkt in das FLOWWER-Konto bzw. einen Floww geschickt.

Um unerwünschte Mails (SPAM) in FLOWWER zu vermeiden, lässt MailToFlowwer in der Grundeinstellung nur Mails zu, deren Absenderadresse zu einem bestehenden FLOWWER-Benutzer gehört. Viele Firmen haben bereits eine zentrale Rechnungsadresse wie z.B. „rechnung@musterfirma.de„. Es bietet sich an, einen FLOWWER-Benutzer mit der E-Invoicing-Adresse der Firma anzulegen und dessen Status-E-Mails abzuschalten.
In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Microsoft Exchange Server konfiguriert werden könnte, um möglichst reibungslos mit MailToFlowwer zusammen zu arbeiten.
Wir freuen uns – wie immer – über konstruktives Feedback. 🙂

Benötigt wird

  • Microsoft Exchange Server 2010 oder neuer
  • Eine Exchange-Freigabe (SharedMailbox) mit der zentralen Rechnungsadresse
  • Zugriff auf die Exchange Management Shell
  • Microsoft Outlook / Outlook Web Access mit zugriff auf die Exchange-Freigabe
  • Ein Benutzer in Flowwer mit der zentralen Rechnungsadresse als E-Mail

Hinweis: Ich erkläre die Schritte anhand der Exchange Management Shell, weil die ‚Exchange Management Console‘ (2010) völlig anders als das ‚Exchange Admin Center‘ (ab 2013) aussieht; die PowerShell-Kommandos sind weitestgehend gleich geblieben.

Die auszuführenden PowerShell-Kommandos sind fett geschrieben.
Anmerkungen sind kursiv geschrieben, beginnen mit Doppelslash (//) und sollen natürlich nicht eingegeben werden.

Schritt 1: MailContact anlegen

Um Exchange-Server mitteilen zu können, wie Mails an eine bestimmte Adresse geschickt werden sollen, wird ein MailContact benötigt. In unserem Fall ist das die Zieladresse von MailToFlowwer (hier: 200001@mailto.flowwer2.de).

[PS] C:\>New-MailContact -ExternalEmailAddress 200001@mailto.flowwer2.de -Name Flowwer
Name     Alias    RecipientType
----     -----    -------------
Flowwer  Flowwer  MailContact

Selbstverständlich kann auch direkt in einen Floww geschickt werden; dafür die ID des Flowws (hier die ID 4711 des Flowws „Rechnungseingang“) einfach mit einem Pluszeichen getrennt hinter die FLOWWER-Konto-ID setzen.
Beispiel:

200001+4711@mailto.flowwer2.de -Name "FLOWWER Rechnungseingang"

Schritt 2: Attribute des MailContact festlegen

Um sicherzustellen, dass MailToFlowwer möglichst nur eine einfache E-Mail mit Anhängen erhält, kann Exchange angewiesen werden, die an den Kontakt gesendeten Nachrichten als TEXT zu senden.
Es kann durchaus vorkommen, dass ein Attribut schon den richtigen Wert hatte – es wird dann eine entsprechende Warnung ausgegeben – das ist in Ordnung.

[PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -MessageBodyFormat:Text
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -MessageFormat:Text
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -UseMapiRichTextFormat:Never
WARNUNG: Der Befehl wurde erfolgreich abgeschlossen, es wurden jedoch keine Einstellungen von 'Domainname.ext/Users/Flowwer' geändert.

Abschließend stellen wir sicher, dass die für den MailContact konfigurierten Einstellungen auch tatsächlich verwendet werden.

[PS] C:\>Set-MailContact -Identity Flowwer -UsePreferMessageFormat:$true

Schritt 3: Exchange-Freigabe einrichten

Die E-Mail-Adresse der Exchange-Freigabe (SharedMailbox) wird an die Kreditoren weitergegeben und empfängt Rechnungen:

[PS] C:\>New-Mailbox -Shared -Name "Rechnungseingang Beispielfirma GmbH" -Alias rechnung-gmbh
[PS] C:\>Set-Mailbox "rechnung-gmbh" -EmailAddresses @{add="rechnung-gmbh@beispielfirma.eu"}

Die Übermittlung an MailToFlowwer kann entweder als Weiterleitung oder als Umleitung erfolgen.

Weiterleitung

Eine „Weiterleitung“ bewirkt, dass der ursprüngliche Absender durch die E-Mail-Adresse der Freigabe ersetzt wird.
Die Einrichtung erfolgt über Outlook oder Outlook Web Access (OWA) für die Exchange-Freigabe. Hierfür eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten und „Nachricht weiterleiten an…“ mit Ziel „Flowwer“ anlegen.
Hinweis: falls die Weiterleitung nicht ausgeführt wird, bitte prüfen ob „AutoForwardEnabled“ der Default-Remotedomain auf „True“ gesetzt ist.

[PS] C:\>Get-RemoteDomain Default | fl AllowedOOFType, AutoForwardEnabled
AllowedOOFType     : External
AutoForwardEnabled : True

Falls das nicht der Fall sein sollte, bitte automatische Weiterleitungen mit „Set-RemoteDomain Default -AutoForwardEnabled $true“ erlauben.

Umleitung

Eine Umleitung bewirkt, dass der ursprüngliche Absender beibehalten wird. Das ist im Hinblick der Mail-Zuordnung der Weiterleitung überlegen, kann jedoch an Einschränkungen beim Transportanbieter scheitern.
Die Adresse des Umleitenden wird von Exchange als „Resent-From„-Kopfzeile in die Mail eingefügt und von MailToFlowwer berücksichtigt.
Die Umleitung kann auf mehrere Arten eingerichtet werden.

  • Als Nachrichtenfluss-Regel auf dem Exchange-Server
  • Als Postfachfunktion im Postfach
  • Als Posteingangsregel „Nachricht umleiten an…“ (ähnlich der Weiterleitungsregel)
[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "rechnung-gmbh" -ForwardingAddress "200001+4711@mailto.flowwer2.de"

// Optional: die Mail bleibt trotz Umleitung auch noch in der lokalen Mailbox
[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "rechnung-gmbh" -DeliverToMailboxAndForward $true